Gérer ses adhérents – Comment choisir votre logiciel ?

La gestion des adhérents d’une association n’est pas chose aisée qu’ils ne soient que d’une poignée de main ou en grand nombre. C’est pourquoi recourir à l’usage d’un logiciel de gestion devient nécessaire. Avec la multiplicité d’offres fleurissant sur la toile, il est cependant difficile d’en faire le choix. Comment le choisir pour en tirer de bons résultats ? Voici les réponses.

Disposant de plusieurs qualités

En premier lieu, il faut choisir un logiciel de gestion qui soit accessible sur tout type d’ordinateur. Cela permet de l’utiliser à plusieurs en nommant différents administrateurs. Il faut aussi opter pour un outil facile d’usage, permettant d’y créer des fiches et des groupes d’adhérents en quelques clics seulement. Le but est de faciliter autant que possible la gestion de l’association. Il importe aussi que l’outil garantisse la sécurité des données y sauvegardées et permette un gain de temps considérable lors de la création ou de l’importation des listes d’adhérents. Il en est de même pour la création et la mise en place des groupes d’adhérents. Quel que soit ainsi le type d’association souhaitant l’utiliser, il doit aussi s’y adapter et répondre aux besoins en gestion de celle-ci, quelles que soient ses activités. Bien sûr, l’existence d’une équipe de support ou d’assistance est également de mise afin de faciliter sa prise en main et son usage.

Disposant de plusieurs fonctionnalités

Ce n’est pas tout, un bon logiciel de gestion d’adhérents d’association doit aussi se doter de certaines fonctionnalités importantes. Aucune installation ne doit être requise pour son utilisation, mais il doit être accessible partout avec une simple connexion internet. Il doit aussi faciliter la gestion complète des adhérents et autres contacts comme sponsors, fournisseurs, bénévoles et partenaires, avec la possibilité d’en ajouter ou supprimer. Il en est de même pour la gestion des familles des adhérents ou la gestion des informations complémentaires relatives, etc. Côté cotisation, un logiciel de gestion digne de ce nom doit permettre de l’administrer ainsi que les autres produits et services comme les dons par exemple. La fonction de saisie des modes de paiement ainsi que celle des paiements prévisionnels, réalisés et multi commandes doit aussi y être intégrée. Il en est de même pour l’affichage des commandes en cours, l’archivage des commandes payées, l’export des données vers des logiciels externes, etc.

La gestion de la comptabilité

Comme le but de l’usage d’un logiciel de gestion d’adhérents est de gérer la comptabilité de l’association qui s’en sert, celui-ci doit bien sûr disposer des fonctions relatives. C’est le cas pour la liste des exercices avec les noms et dates ainsi que la saisie des écritures, dont le plan comptable normalisé, les boutons d’accès rapides aux comptes ou ceux de l’historique… Les fonctionnalités de communication ne doivent pas être en reste avec celles permettant l’envoi d’e-mailing groupé, de SMS en cours avec l’achat des crédits en ligne, etc. C’est également le cas pour la publispotage, permettant d’importer un document modèle ou de sélectionner des contacts, cliquer sur un bouton pour générer un PDF et autres.

 

 

 

 

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